近年来，衡东县委编办坚持以推进机构编制档案管理“制度化、清单化、信息化、规范化”为目标，积极创新机构编制档案管理办法，加大管理力度，完善日常管理，提升使用效能，为创新开展机构编制工作提供了有力保障。
一、明确责任分工，健全工作机制，实现档案管理“制度化”
从健全和完善档案制度入手，夯实档案管理的基础。一是明确档案工作责任。成立办档案工作领导小组，由办主任任组长，其他班子成员任副组长。同时，根据档案分类，明确文件档案、编制手续档案等资料的责任组室和人员，压实档案管理责任。二是规范档案查阅借阅流程。本单位工作人员查阅借阅与业务工作相关的档案资料，须经办主要领导批准，并依规填写《档案查阅借阅登记表》。外单位查阅借阅档案资料，须持单位介绍信或有效证件，经办主要领导同意，由本单位相关工作人员代为查阅。查阅档案，原则上要求本单位两名及以上工作人员同时在场。三是完善档案归档制度。本年度各类档案应在次年三月底前完成统一整理立卷归档工作。归档的案卷材料要求完整、详实，并按照档案整理要求，类别分明、组卷科学、目录清晰、装订齐整，便于保管和取用。
二、理清文件底数，规范索引目录，实现档案管理“清单化”
一方面，加强原始档案整理。组织全办干部职工加班加点对1990年至2019年机构编制文件进行全面整理，对保存时间较长的文件资料通过“装裱”、“拓写”等途径进行修复还原，按年份将梳理汇总的文件重新装订归档，并购置专用文件柜进行妥善保管。另一方面，形成文件档案目录。在纸质文件梳理工作的基础上，将1990年至2019年机构编制文件进行归档登记，分别形成各年度文件档案索引目录，实现机构编制文件档案清单化管理，确保档案资料底数清、数据准、情况明。
三、依托管理系统，加强科技应用，实现档案管理“信息化”
一是依托实名制系统，实现档案电子备份。将近十年来机构编制文件档案扫描并上传到实名制系统，建立电子台账数据库，实现文件资料档案管理信息化，便于进一步检索查询。二是规范数据管理，扎实做好保密工作。在推进文件档案电子化管理的同时，切实做好机构编制文件的保密工作。通过确立专人负责制、制订严格的内网使用规定等措施，高标准、严要求保障涉密文件信息安全。
四、加强安全管理，强化利用监督，实现档案管理“规范化”
一是加强档案安全管理。添置了档案专柜等设施，并对档案设施进行全面整理，做到整洁、规范。严格依照防潮、防火、防盗、防虫、防尘等规定，做好档案的日常保管、维护工作。二是强化档案利用监督。加强档案利用监督是保障档案利用过程中不失密、不泄密的重要举措。对涉密电子设备、重要印章、文件、门锁进行定期维护检查，不定期开展安全检查，从源头上遏止泄密事件的发生。三是强化干部职工保密意识。经常性组织办全体干部职工学习《保守国家秘密法》，准确把握保密工作新要求，适应保密工作新形势，不断提升分析研判新情况、解决新问题、开创新局面的能力。
